Manifiesto para reuniones híbridas presencial y virtual

 Las reuniones virtuales son cada vez más populares. Las reuniones virtuales ahorran mucho tiempo y dinero pues también ahorra en desplazamientos, algunos internacionales. Las reuniones virtuales también han traído algo nuevo en algunas geografías: la puntualidad. Asisto a alguna reunión en la que la otra persona no se ha conectado en punto y empizo a pensar si será porque se ha olvidado, cuando se conecta 3 minutos después de la hora pactada se disculpa como si hubiera tardado en realidad 30 minutos. 

El 20 de enero de 2014 escribí un post con tres "pecados" de las reuniones híbridas, mixtas entre asistentes online y presenciales. Puede leerse aquí, porque sigue absolutamente vigente: https://www.marlonmolina.com/2014/01/no-estamos-preparados-para-reuniones.html. 

¿Qué es una reunión híbrida con asistentes en presencial y virtual?

Una reunión híbrida con asistentes en presencial y virtual es la que se refiere primero a una reunión de trabajo, y no a una formación, o curso. Segundo cuando más de una persona se ha desplazado físicamente a un lugar acordado, siempre que quienes se desplacen no sean los trabajadores de la empresa en donde se celebra la reunión. 

Las reuniones híbridas tienen ventajas importantes cuando pueden incorporar a personas que están en geografías distintas, o que tienen un tiempo muy limitado. Un contrabeneficio de las reuniones híbridas es que las personas que se desplazan al lugar acordado invierten más y están más comprometidas. 

En principio, todos sabemos estar en una reunión híbrida. Asisto a muchas y algunas veces no me siento cómodo, las personas que asisten virtualmente además de que invierten menos, interrupen constantemente y todos los demás callamos por educación, pero así, la reunión no fluye equilibrada. 

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Manifiesto para protocolo en reuniones híbridas

La siguiente es una propuesta para el respeto y éxito en las reuniones híbridas con asistentes presenciales, y virtuales:

1. Las convocatorias se harán con tiempo suficiente para los asistentes, indicando los roles que tendrán cada uno
2. Las reuniones darán inicio en la hora pactada
3. Se ha de preparar material para ambos tipos de participantes
4. La participación será equilibrida para los participantes
5. El resumen de la reunión se hace al final de la reunión

Explicación del Manifiesto para reuniones híbridas presencial y virtual

1. Las convocatorias se harán con tiempo suficiente para los asistentes, indicando los roles que tendrán cada uno.

Asistentes Presenciales: los asistentes que necesitan desplazarse requieren de un tiempo de preparación, igualmente ha de considerarse el tiempo para dicho desplazamiento.

Asistentes Virtuales: un asistente virtual también necesita tiempo para ordenar su agenda, y para contar con los medios digitales apropiados para asistir a la reunión, incluyendo el entorno, cámara, micrófono, y un equipo informático conectado.

2. Las reuniones darán inicio en la hora pactada. Las reuniones online se han caracterizado por su puntualidad, coordinar los dos entornos requiere el mismo pacto.

Asistentes Presenciales: deben respetar a todos los participantes y desplazarse con tiempo suficiente para evitar llegar tarde, interrumpiendo la reunión, y dando las excusas típicas que todo el mundo conoce y se asume que el asistente también.

Asistentes Virtuales: unirse a la reunión puede ser un clic, o muchos. Cuando se trata de una plataforma nueva debería probarse previamente y asegurarse que todo va bien. Algunas plataformas pueden pedir permisos, o necesitar descargar software, o incluso se está instalada iniciar una actualización. Es muy importante invertir tiempo en probar la plataforma y conocerla para evitar retrasos. También ha de preparar el entorno, como si se tratara de asistir presencialmente, con todas las condiciones que faciliten la asistencia.

3. Se ha de preparar material para ambos tipos de participantes. Normalmente en las reuniones se comparte material con los asistentes.

Asistentes Presenciales: puede ser material impreso. Si es digital tanto por la cantidad o variedad, como para evitar imprimir, entonces puede contarse con una pantalla o proyector. Si el material se ha compartido previamente es posible que los asistentes necesiten llevar sus propios equipos, por lo que también necesitarán un espacio apropiado, enchufes, y conexión a Internet. tenga dispuesto el espacio para que la reunión empiece en tiempo.

Asistentes Virtuales: necesitan recibir el material digital en un formato que puedan abrir. Si el material no se comparte previo a la reunión, entonces todos los participantes necesitan que se exponga en la proyección. 

4. La participación será equilibrida para los participantes. Las reuniones híbridas tienden a favorecer a los asistentes presenciales o a los virtuales. Con la intención de ser educados muchas veces no se respeta a uno u otro. Es importante respetar a todos los asistentes, y que cada uno pueda desempeñar el rol para el que se le ha citado. El equilibrio está más asociado a la inversión y compromiso, y al rol. 

Escenario reunión internacional: en una reunión en la que se especifica una ciudad y los asistentes viajan, aviones, trenes, hoteles, comidas, etc. Se debería dar prioridad a los asistentes quienes están haciendo un gran esfuerzo, y han mostrado un gran compromiso. 

Escenario reunión híbrida con un experto virtual: cuando se convoca una reunión híbrida en la que podría darse un escenario como el primero, sin embargo, uno de los asistentes virtuales se le ha citado como experto, y quizá incluso se le paga por participar. En este caso no es un asistente a la reunión, sino un experto, profesor, o ponente. 

Escenario reunión equilibrada en roles: en este caso todos los asistentes deberían recibir la misma atención. Priorizar a los asistentes virtuales porque tienen un altavoz estaría mal, igual que ignorarles porque quienes están de forma presencial pueden hablar entre ellos. 

5. El resumen de la reunión se hace al final de la reunión. Es una buena práctica hacer un resumen de lo que se habló y acordó previo a despedir la reunión. Cuando alguien se incorpora tarde a una reunión ha de considerarse evitar hacerle un resumen para ponerle al día, porque si bien está ayudando al asistente, está irrespetando a quienes han asistido en tiempo.