lunes, 20 de enero de 2014

No estamos preparados para reuniones presenciales y virtuales a la vez

No estamos preparados para reuniones (mixtas) presenciales y virtuales a la vez, o por lo menos no tenemos un protocolo para estas reuniones.

Hay 3 razones que me gustaría puntualizar:

  1. El asistente virtual obtiene la mayoría de atención. El pasado noviembre en una reunión con más de 20 asistentes presenciales y dos virtuales la reunión empezó media hora tarde porque uno de los asistentes virtuales tenía problemas de audio, 20 minutos después de iniciar se conectó un tercero e interrumpió la sesión excusándose por qué llegaba tarde y presentándose, para más INRI el presentador le hizo un resumen de lo que había hablado hasta el momento.

    También gana la atención el asistente virtual cuando habla, o pregunta, no es su culpa, por lo general no ve con claridad al grupo, pero lo más curioso es que cuando empieza a hablar todos callan.
  2. El ponente está limitado a los “recursos virtuales”. En estas sesiones el ponente no puede moverse fuera de la cámara, o no puede retirarse del micrófono, necesita repetir las preguntas de la audiencia que está presente, no puede enseñar documentos o nada que no pueda ver el asistente remoto, o en dado caso invierte tiempo describiendo lo que tiene en sus manos.

    Ni qué decir del estrés que se nota en el ponente cuando no controla el software de comunicación, o cuando hay un fallo en la comunicación, o olvida grabar o preguntar a los asistentes remotos.

    En resumen, la sesión se limita a los recursos virtuales y los asistentes presenciales obtienen menos.
  3. Una reunión no tiene por qué ser justa, pero una reunión mixta es injusta. En Octubre viajé a Taipei para una reunión, el AGM de itSMF, dos personas de otros países no viajaron y pidieron asistir virtualmente, a lo que la directiva accedió. Lo primero que nos preguntamos algunos (porque lo dijimos ahí sentados) era que si se podía hacer quizá no habríamos viajado los demás y además quizá podrían haber participado más personas. Lo cierto es que unos gastamos tiempo y dinero y otros no, al final fue imposible mantener la reunión virtual porque además los remotos estaban tan ocupados que se ausentaban con frecuencia y no respondían al presentador, en este caso pudimos recuperar los beneficios del viaje.

    Por supuesto cuando se anuncia previamente es opción de cada uno cómo asistir, pero en mi experiencia reciente la realidad es que se improvisa en los días antes de la reunión cuando ya algunos arreglaron viajes y agendas.

Quizá solo hace falta un protocolo, y no digo que no deba hacerse reuniones mixtas, solo digo que nos falta un poco de evolución y por favor, respeto por quienes han hecho el esfuerzo de asistir en persona.

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