miércoles, 10 de abril de 2013

Planificar–Hacer–Revisar-Actuar (Plan-Do-Check-Act)

No abandones el PLAN, si es que tienes uno

Enfoque para cruzar el laberinto: En las intersecciones siempre la de la derecha.

-¡vaya! no está funcionando
- iremos entonces a la izquierda
- tampoco parece que vamos a salir
- ahora iremos una derecha y dos izquierda
- ¿qué extraño parece que ningún método funciona?
- Imposible de resolver, a otra cosa –Auxilio

¿Qué hay de malo en el enfoque anterior? Dos cosas, primero un Plan no puede tener una sola actividad, todo a la derecha es lógico que te haga andar en círculos. Y segundo, después de un número limitado de intentos cambiar el plan, y nuevamente cambiar el plan, eso es jugar al azar.

Si vamos a jugar al azar la lotería resulta más rentable, con menos riesgos y menos agotador

Por supuesto que si el Plan no está entregando los resultados propuestos o esperados debemos corregir el rumbo. Totalmente de acuerdo. Pero eso se hace solo cuando se entiende qué es lo que ha fallado.

Tu vida no debería estar en manos del azar, ni una empresa, ni un departamento, ni un proyecto

Fracasar ya está inventado, el éxito también, aun cuando hay algunas ideas que tienen difícil tener éxito: biología marina en Madrid es un ejemplo.

El Ciclo de la Calidad de Deming (Planificar–Hacer–Revisar–Actuar)

Planificar-Hacer-Revisar-Actuar

El Ciclo de Deming es el método que se utiliza para controlar el enfoque a un problema o a un sistema, y para asegurar la Mejora Continua. Por ejemplo, es lo que incorporan las Normas ISO, y la base de su medición y evaluación.

Sabemos que necesitaremos cambios y que necesitaremos hacer ajustes. Pero qué cambios, qué ajustes y principalmente: ¿Por qué los hacemos y qué esperamos ahora?

Planificar: se entiende la estrategia y se diseña el Plan. Un Plan no consiste en decir voy a Guadalajara. El Plan debe incluir la razón por la que se hace el viaje, los resultados esperados, la inversión posible, los recursos, las fechas, los plazos para conseguirlo, las razones, los riesgos… Lo mejor, escribir un Business Case.

Hacer: esta es la parte más fácil de escribir pero la más difícil (y con mucha tristeza la menos frecuente). Ahora se hace lo que se dijo en el Plan. Y nada más.

Tristemente nuestra sangre latina nos traiciona en esta fase. Es muy normal ver como salimos a hacer otra cosa, y entonces decimos ¿para qué el Plan? o cómo alguien ya cree que tiene la clave del éxito y cambia el Plan. O si la primera o segunda actividad no entregó los resultados esperados entonces cambia el Plan, hace otra cosa. LO PEOR DE TODO: no aprendemos nada, no sabemos ¿Qué habría pasado si se hubiera seguido el Plan?

Revisar: todavía no cambiamos, aquí lo que hacemos es revisar los resultados y tabularlos. Que no nos confunda, también revisamos si realmente ejecutamos el Plan. No solo se trata de encontrar las desviaciones con los resultados esperados, sino las desviaciones con lo que planificamos.

Actuar: algunas versiones modernas dicen también ajustar. Aunque nos duela, si la desviación fue respecto al Plan, entonces hacer los ajustes para que se haga exactamente lo que dice el Plan, a menos que exista una razón legal, moral, o material por la que esa parte del Plan no se pueda realizar. Analizar y entender las desviaciones de los resultados y proponer mejoras al Plan (al Business Case).


Dos formas fáciles de perder todo lo invertido:

  1. No siguiendo el Plan
  2. No Aprender. El fracaso no es malo, es malo si no aprendemos. Si hacemos cambios antes de la fase de Hacer entonces no aprenderemos los resultados posibles del Plan, y si cambiamos en medio de Hacer, entonces no sabremos nada.

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